ニュースレター2018年6月8日号より

 毎月お客様へお送りしているニュースレター(第161号 2015/12/18)で「ガーバー流仕組み経営」をご紹介しました。「多くの零細企業の経営者は必死に働いているが、現場の仕事に時間を取られて経営者としての仕事をほとんどしていない。現場の仕事を仕組み化し、経営者は今迄やっていた仕事を手放して本来の仕事をする」このような内容でした。その後、仕事の仕組み化に取り組んでいますが、残念ながらまだまだ本来の仕事ができる環境には至っていない状況でした。

 そんな中、高崎商工会議所主催のセミナー「PCデータ整理で業務効率改善」に参加しました。PCのデスクトップはたくさんのファイルやショートカットでごちゃごちゃ、必要なファイルが見つからずに探しまくる、といった実によくある事象を改善する方法についてです。セミナー終了後、実際に行動すれば「業務改善」「パソコンが使いやすなる」というメリットが得られることでしょう。

 しかし私にとってこの内容は、まさに目指していた「仕事の仕組み化」への有効な手法に他なりません。目の前の霧が晴れたような感覚です。そもそも仕事の仕組み化は、各業務ごとにマニュアルを作り、それに基づいて誰がやっても同じように仕事を進められるようにするもの。それを実現するには、PCの内部を仕組み化させるという発想です。

 今、オフィスでの仕事を思い浮かべてみれば、ほとんど全員がPCに向かっています。つまりPCを使って仕事をしているオフィスでは、仕組み化の肝はPCのフォルダとファイルなのです。ここに手を入れないと仕組み化はできません。当たり前と言えば当たり前ですが、あまりに当たり前すぎて気づきませんでした。

 フォルダは、業務フロー(仕事の流れ)に沿って構成していきます。こうすることにより、何をどの順番で作業すれば良いのかがフォルダで見える化できます。こうしておけば、担当者以外の人が見てもわかるし、引継の時などもスムースに行えます。これ自体がマニュアルのようなものです。

 実際に自分のPCでやってみると一番上の階層はそのまま会社の「組織表」と同じになりました。ここも仕組み化する上で大事なポイントです。その下の階層は、前述のように業務フローや仕事の優先度によってフォルダを並べます。従来は、よく使うフォルダを適当に並べていただけでした。

 共有フォルダの場合は、さらにファイル名や保存場所などしっかりと統一ルールを作って運用していきます。こうすることで仕組み化はもちろん、仕事をアウトソーシングする際も非常にやりやすくなります。今迄は適当にフォルダを作って特にこれといったルールもなく運用してましたから、社内の共有フォルダは、はっきり言ってカオス状態(笑)。各フォルダは、作った当事者にしかわからない状況です。共有フォルダは現在進行形でフォルダの再構築に取り組んでいます。

 ニュースレター第161号(2015/12/18)で「ガーバー流仕組み経営」をご紹介しました。「多くの零細企業の経営者は必死に働いているが、現場の仕事に時間を取られて経営者としての仕事をほとんどしていない。現場の仕事を仕組み化し、経営者は今迄やっていた仕事を手放して本来の仕事をする」このような内容でした。その後、仕事の仕組み化に取り組んでいますが、残念ながらまだまだ本来の仕事ができる環境には至っていない状況でした。

 先月、高崎商工会議所主催のセミナー「PCデータ整理で業務効率改善」に参加しました。PCのデスクトップはたくさんのファイルやショートカットでごちゃごちゃ、必要なファイルが見つからずに探しまくる、といった実によくある事象を改善する方法についてです。セミナー終了後、実際に行動すれば「業務改善」「パソコンが使いやすなる」というメリットが得られることでしょう。

 しかし私にとってこの内容は、まさに目指していた「仕事の仕組み化」への有効な手法に他なりません。目の前の霧が晴れたような感覚です。そもそも仕事の仕組み化は、各業務ごとにマニュアルを作り、それに基づいて誰がやっても同じように仕事を進められるようにするもの。それを実現するには、PCの内部を仕組み化させるという発想です。

 今、オフィスでの仕事を思い浮かべてみれば、ほとんど全員がPCに向かっています。つまりPCを使って仕事をしているオフィスでは、仕組み化の肝はPCのフォルダとファイルなのです。ここに手を入れないと仕組み化はできません。当たり前と言えば当たり前ですが、あまりに当たり前すぎて気づきませんでした。

 フォルダは、業務フロー(仕事の流れ)に沿って構成していきます。こうすることにより、何をどの順番で作業すれば良いのかがフォルダで見える化できます。こうしておけば、担当者以外の人が見てもわかるし、引継の時などもスムースに行えます。これ自体がマニュアルのようなものです。

 実際に自分のPCでやってみると一番上の階層はそのまま会社の「組織表」と同じになりました。ここも仕組み化する上で大事なポイントです。その下の階層は、前述のように業務フローや仕事の優先度によってフォルダを並べます。従来は、よく使うフォルダを適当に並べていただけでした。

 共有フォルダの場合は、さらにファイル名や保存場所などしっかりと統一ルールを作って運用していきます。こうすることで仕組み化はもちろん、仕事をアウトソーシングする際も非常にやりやすくなります。今迄は適当にフォルダを作って特にこれといったルールもなく運用してましたから、社内の共有フォルダは、はっきり言ってカオス状態(笑)。各フォルダは、作った当事者にしかわからない状況です。共有フォルダは現在進行形でフォルダの再構築に取り組んでいます。

◎当日の講師、上口まみ氏のfacebook
https://www.facebook.com/mami.828

「ニュースレター」
お客様や弊社へお問い合わせしてくれた企業のご担当者様、ご縁のあった方々へ向けて、月1回「元気でやってます」とご挨拶を兼ねたニュースレターを発行しています。旧高崎市内は弊社の配布スタッフによって、それ以外はゆうメールでお届けしています。